Constancias de capacitación para empresas
Cuando un auditor, un cliente o un nuevo gerente pregunta quién fue capacitado en qué, la respuesta debe tomar un minuto y no una semana de buscar en carpetas compartidas.
Respuesta corta
Registre quién se capacitó, en qué, cuándo, con quién y hasta cuándo vale, y guarde cada constancia en un lugar que pueda mostrar su estado actual. En Certifyd cada constancia tiene una página de verificación que muestra si es válida, vencida o revocada, con fechas de vencimiento opcionales y revocación para los errores.
Qué debe llevar un registro de capacitación
- La persona y el curso o el tema.
- La fecha de finalización y quién impartió o aprobó la capacitación.
- Cuánto tiempo vale, si debe renovarse.
- Una forma de que un tercero lo confirme sin llamarle a usted.
Qué registros debe conservar y por cuánto tiempo depende de su autoridad y de su país. Consulte la norma que le aplica; esta guía trata de la mecánica, no del requisito legal.
Renovaciones y errores
La capacitación que vence es donde suelen fallar los registros. Fije una fecha de vencimiento al emitir, por ejemplo uno o dos años después, y la página de verificación mostrará la constancia como vencida cuando llegue la fecha. Si una constancia se emitió por error o ya no debe contar, revóquela y la página la mostrará como revocada a quien la consulte.
Cómo hacerlo con un equipo
- Importe desde un archivo CSV la lista de quienes completaron la capacitación, o envíe las finalizaciones desde su propio sistema con la API REST.
- Elija una plantilla de finalización de curso o de certificación profesional y agregue su logotipo, el nombre del curso y la fecha.
- Emita a todo el grupo. Cada persona recibe un correo con su constancia y usted ve vistas, comparticiones, descargas y verificaciones.
Qué entregar a un auditor y qué no es Certifyd
Cada constancia tiene una página de verificación permanente y un código QR, de modo que un auditor o un cliente la revisa sin contactarle. Puede exportar los registros de certificados, las listas de destinatarios y el historial de emisión en formatos CSV y JSON.
Certifyd no es un sistema de gestión del aprendizaje y hoy no publica una certificación SOC 2 ni ISO 27001. Está alojado en Microsoft Azure con conexiones cifradas, y hay una página de protección de datos y una plantilla de acuerdo de procesamiento de datos para su revisión legal y de seguridad. Si su política exige una certificación específica, confírmela antes de contratar.
Una rutina para mantener los registros al día
Un sistema de registros solo funciona si alguien lo mira. A la mayoría de los equipos les basta una rutina ligera.
- Después de cada sesión, emita las constancias dentro de la misma semana, mientras la lista de asistencia está fresca.
- Una vez por trimestre, vea qué constancias vencen en los próximos meses y planee las sesiones de actualización.
- Cuando alguien se va o se retira un curso, decida si sus constancias deben revocarse o conservarse como registro histórico.
- Conserve los archivos de lista que importó, para poder mostrar de dónde salió cada constancia.
Nada de esto sustituye sus obligaciones legales. Solo hace que la respuesta a quién se capacitó, y si sigue vigente, se pueda leer en una pantalla en lugar de reconstruirse.
Lista de revisión de registros
- Cada registro nombra a la persona, el curso y la fecha.
- La capacitación renovable tiene fecha de vencimiento.
- Los errores se revocan, no se reemplazan en silencio.
- Puede exportar los registros cuando se los pidan.
- Revisó la regla de conservación que le aplica.
Preguntas
¿Una constancia de capacitación puede vencer?
Sí. Fije una fecha de vencimiento al emitirla; la página de verificación mostrará la credencial como vencida después de esa fecha.
¿Y si la emití a la persona equivocada?
Revóquela. Su página de verificación la mostrará como revocada y podrá emitir una correcta.
¿Certifyd se conecta con mi plataforma de aprendizaje?
Hoy no hay conectores listos para plataformas de aprendizaje. La conexión es mediante la importación de CSV, la API REST y los webhooks firmados.
