Certificados de asistencia para eventos: cómo emitirlos
Lo más difícil rara vez es el diseño. Es saber quién asistió, escribir bien los nombres y enviar a cada persona el archivo correcto. Este es el orden que lo mantiene sencillo.
Respuesta corta
Defina qué cuenta como asistencia, arme una lista limpia de nombres y correos, diseñe un solo certificado con campos variables y emita a toda la lista. Certifyd importa la lista desde un archivo CSV, coloca cada nombre y envía a cada asistente un PDF con página de verificación y código QR.
Defina qué cuenta como asistencia
Escriba la regla antes del evento. ¿Basta con estar inscrito, hay que estar presente toda la sesión o aprobar una prueba corta al final? Un certificado de asistencia dice que la persona estuvo; una constancia de aprobación dice que cumplió un requisito. Usar la palabra correcta evita preguntas incómodas después.
Prepare la lista de asistentes
Para importar personas, Certifyd necesita tres columnas: nombre, apellido y correo. La organización y las notas son opcionales. Los encabezados pueden estar en español o en inglés, y el importador lee archivos de Excel separados por comas, punto y coma o tabulaciones.
- Revise la ortografía de cada nombre, porque es lo que se imprime en el certificado.
- Use el correo que la persona realmente lee, porque la entrega es por correo.
- Quite a quienes se inscribieron pero no asistieron antes de importar.
Si recibe las inscripciones con Certifyd, cada evento puede tener un formulario público de inscripción y la lista se arma sola.
Diseñe una vez, emita a todos
- Parta de una plantilla de asistencia y agregue su logotipo, el nombre del evento y la fecha.
- Pruébela con un nombre largo y uno corto para ver cómo se acomoda el texto.
- Emita a la lista. Si repite el evento, se omite a quienes ya tienen su certificado.
Certifyd emite los certificados después del evento a partir de una lista. No registra la entrada de las personas en la puerta.
Después del envío
Cada asistente recibe un PDF, una página de verificación y un código QR, además de un portal donde puede descargarlo o compartirlo, incluso agregarlo a LinkedIn. Usted ve los conteos de vistas, comparticiones, descargas y verificaciones. Reenviar un correo nunca consume otra credencial.
El plan gratuito cubre 12 credenciales al mes, así que un evento grande necesita un plan de pago o dividir la lista en varios meses.
Plazos y redacción que evitan correos de soporte
Después de cada evento los asistentes preguntan lo mismo. Con un poco de preparación se responde la mayoría antes de que pregunten.
- Envíe en pocos días, mientras la gente aún recuerda el evento y todavía lee el correo.
- Diga en el correo qué reconoce el certificado y que incluye un enlace de verificación.
- Indique dónde volver a encontrarlo: el portal del destinatario guarda sus credenciales en un solo lugar.
- Dé un contacto para correcciones, porque siempre habrá un cambio de nombre o una errata.
Mantenga igual el nombre del evento y la fecha en todos los lugares donde aparecen. Un certificado que dice una cosa mientras la página del evento dice otra invita justo al tipo de pregunta que el certificado debía resolver.
Lista de revisión antes de emitir
- La regla de asistencia está escrita y comunicada.
- Cada nombre está escrito como debe imprimirse.
- Todos los de la lista realmente asistieron.
- Emitió un certificado de prueba a su propio nombre.
- Sabe cuántas credenciales le quedan en su plan este mes.
Preguntas
¿Puedo darles otro certificado a los ponentes?
Sí. Diseñe un segundo certificado o una insignia para los ponentes y emítalo a su propia lista. Un certificado y una insignia cuentan cada uno como una credencial.
¿Qué hago si escribí mal un nombre?
Revoque el certificado y emita uno corregido. La página de verificación del anterior lo mostrará como revocado.
¿Cuántos asistentes puedo importar de una vez?
Un solo archivo CSV puede tener hasta 10,000 filas y 10 MB. Su plan define cuántas credenciales puede emitir cada mes.
